Il existe plusieurs logiciels adaptés aux besoins des cabinets d’avocats. Selon le conseiller informatique Loris Russe, ces programmes sont similaires quant aux fonctions de base, telles que la gestion des adresses et des délais, la saisie et la facturation des prestations ainsi que la gestion des documents. Certains offrent cependant des fonctions supplémentaires utiles, comme un lien avec d’autres applications.
Selon Loris Russe, il est essentiel que le logiciel s’adapte bien à l’infrastructure informatique préexistante. Prenons l’exemple d’un cabinet qui utilise Microsoft Office 365. Dans ce cas, il est important que le logiciel en question puisse reprendre automatiquement les entrées du calendrier Outlook afin de gérer au mieux les délais. À défaut d’intégration informatique, il faudra tenir deux calendriers.
La plupart des logiciels fonctionnent sur Mac et PC. Toutefois, certains ne fonctionnent que sur Windows, comme Winjur ou Neo. Grâce à l’informatique en nuage (cloud), il est également possible d’utiliser certains logiciels sur internet. Cette option n’est cependant pas sans risque, notamment en ce qui concerne la sécurité des données et le respect du secret professionnel (plädoyer 1/2021).
Nos collègues de plädoyer ont contacté plusieurs cabinets d’avocats de taille différente en Suisse alémanique afin de savoir s’ils étaient satisfaits des logiciels utilisés. Cinquante-quatre ont répondu. Parmi eux, une majorité utilise Vertec (seize cabinets d’avocats). Suivent Plato (sept) et Winjur (cinq). À noter qu’en 2015, Winjur était le logiciel le plus utilisé (plädoyer 6/2015).
Il est aussi ressorti de l’enquête actuelle que quatre cabinets utilisent le logiciel Neo, et deux les programmes Madaba Win et Singlecase. Quatre autres cabinets utilisent chacun un logiciel différent, à savoir Elle, Exxas, Time Sensor et SAP. Les seize cabinets restants se passent de logiciel spécial, car Microsoft Office leur suffit.
Grande marge de progression
Verdict: un seul cabinet se dit satisfait de Vertec, estimant que le logiciel «fait tout ce qu’il a à faire». Cinq cabinets sont «assez satisfaits» et considèrent que le programme est «un peu complexe», mais «stable». Il ne couvrirait néanmoins «pas tous les besoins» et aurait des «difficultés d’adaptation».
À l’inverse, deux bureaux relèvent être carrément insatisfaits. Ils reconnaissent que le logiciel fonctionne bien, mais critiquent son prix trop élevé, son manque de clarté ainsi que les coûts supplémentaires engendrés par des adaptations pourtant nécessaires. Réponse d’Urs Berli, directeur des ventes Vertec: l’adaptabilité de ce logiciel est à la fois une bénédiction et une malédiction.
Vertec permettrait en effet de faire à peu près tout, mais à un certain prix selon les options. Les fonctions supplémentaires les plus couramment souhaitées par les avocats seraient toutefois accessibles gratuitement sur le site internet de l’entreprise (www.vertec.com > Espace clients > Base de connaissances > Plug-ins).
S’agissant de Plato, la plupart des clients en sont très satisfaits. Parmi eux, un cabinet d’avocat bâlois précise que «le logiciel remplit toutes les fonctions nécessaires et est relativement bon marché». Deux autres cabinets d’avocats se disent, pour leur part, plutôt satisfaits. Les critiques portent principalement sur l’amélioration de la formation des utilisateurs ou les lacunes du programme de comptabilité. Enfin, un client exprime sa déception en précisant que le programme est trop lourd.
Parmi les cinq cabinets qui utilisent Winjur, un seul est très satisfait et estime qu’il offre un bon support, fiable et facile à utiliser. À l’opposé, un autre cabinet se dit très insatisfait. Il regrette par exemple qu’il n’y ait pas de structure de dossiers pour classer les documents afférents aux différents clients. Michel Mazkour ne conteste pas cette lacune. Chef de produit chez Winjur, ce dernier précise toutefois qu’un système de classement est disponible avec le programme complémentaire «Documents». Seul hic, la licence en question coûterait près de 800 francs. Sans oublier les frais annuels pour la maintenance, soit 22,5% du prix de la licence.
Les utilisateurs de Neo et de Singlecase font état d’un très haut degré de satisfaction. Ceux de Neo apprécient tout particulièrement la clarté et la facilité d’utilisation du logiciel, et ceux de Singlecase, le bon support, les possibilités d’automatisation et la structure.
Le logiciel de SAP n’est pas adapté aux cabinets d’avocats. Il est toutefois utilisé par l’un des cabinets d’avocats contactés. Situé à Zurich, ce dernier précise que des adaptations ont été nécessaires. Il ajoute qu’il utilise en outre les programmes iManage pour pouvoir classer les courriels et indexer les documents, ainsi qu’Exhibit Manager pour créer et gérer les actes juridiques.
La plupart des avocats se disent plutôt satisfaits des autres programmes. Exxas convainc par son indépendance vis-à-vis du poste de travail. Le logiciel mériterait toutefois d’être développé pour les thèmes plus complexes, comme la gestion des marques. Le logiciel Elle obtient également la satisfaction de ses utilisateurs – la maîtrise de ce programme exige cependant une formation importante.
Grandes différences tarifaires
Et quid du prix? Les différences sont notables (voir tableau). Ainsi, les frais de licence – à payer une seule fois – pour le module de base de Vertec s’élèvent à 860 francs par utilisateur (375 francs à partir du onzième utilisateur). À cela s’ajoutent les frais annuels liés à la maintenance, soit 17% du prix de la licence, ainsi que les frais liés au support reçu par le biais de l’assistance téléphonique, soit, selon le nombre d’utilisateurs, entre 21 et 34% du prix de la licence.
Vertec propose aussi un abonnement cloud. Dans ce cas, les frais annuels s’élèvent à 600 francs pour le module de base (240 francs à partir du onzième utilisateur), mises à jour et assistance téléphonique comprises.
Le prix d’une licence standard pour Plato, logiciel de la société saint-galloise All Consulting, varie entre 150 francs (à partir de cinquante et un utilisateurs) et 950 francs (un utilisateur). À cela s’ajoutent les frais annuels pour la maintenance et l’assistance téléphonique, à savoir 19% du prix de la licence. Repris début 2023 par Abacus Research, de Wittenbach (SG), Plato continuera probablement à être exploité sous le nom d’Abaplato à partir de juin 2024.
Le prix de la licence pour Winjur s’élève à 1290 francs par utilisateur, auxquels se greffent des frais annuels de 359 francs par utilisateur.
L’acquisition ou le remplacement d’un logiciel entraîne également des frais supplémentaires pour l’exportation et l’importation des données. Le montant dépend de la quantité et de la qualité des données en question.
